Accessの基本（ファイルとその構成要素）

Accessを起動して、新しいデータベースの作成を行うと「○○.mdb」というAccessデータベースファイルが作られます。この一つのファイルの中に、「テーブル」、「クエリ」、「フォーム」、「レポート」、「マクロ」、「モジュール」といった構成要素（オブジェクト）が含まれていきます。

テーブルとは、【データを格納するところ】です。

テーブルはAccessデータベースの核となるオブジェクトで、入力したデータは全てテーブルに格納されます。いわゆるデータ置き場です。

テーブルにどんな内容のデータを入れるかを定義するには、「デザインビュー」を使い、実際のデータ入力や参照には、「データシートビュー」を使います。

データシートビューにある横一列のデータを「レコード」と呼び、Accessでは、横一列（レコード）が必ず一つのデータになるようにします。１０行あれば、このテーブルには１０レコードのデータが格納されることになります。

また、テーブルでは、レコードを識別するための、主キーの設定が特に重要です。レンタルショップの会員番号や野球の背番号のように、必ず重複しない値を使いレコードを区別します。そのようなデータがない場合、普通は、自動でIDが付与されるオートナンバー型を使います。

クエリとは、【データを操作するところ】です。

クエリでは、複数のテーブルのデータから目的に応じたデータを抽出したり、加工したデータを取得、表示したりします。

クエリには「選択クエリ」と「アクションクエリ」の２種類があります。選択クエリは通常のクエリで、テーブルと同じようにフォームやレポートで表示するデータとして扱うことができます。アクションクエリは、テーブルへ直接、登録や更新や削除などのアクションを起こすことのできるクエリです。

フォームとは、【パソコンでの操作画面】です。

データの入力や変更等は、テーブルのデータシートビューから直接行うのも悪くないですが、自分のわかりやすいデザインの入力フォームを用意しておけば、入力ミスを防ぎ、使いやすいシステムにすることができます。また、データを見る時も、フォームを使えば、自分の見やすい形でデータを見ることができます。

とはいえ、フォームは、あくまで、パソコンの画面上でで分りやすく出力（表示）や操作できるように設定する場所です。印刷する場合は、レポートを使います。フォームとレポートの違いは、パソコン画面用か印刷用かの違いです。

レポートとは、【データの出力（印刷）する画面】です。

レポートはあくまで印刷用なので、フォームのようにデータの入力、修正、削除はできません。用紙に合わせたレイアウトを作ったり、レポート内で集計したりします。ハガキの宛名書きや、ダイレクトメールの宛名ラベル作成などにも良く使われます。

マクロとは、【手順を自動化すること】です。

マクロを使えば、フォームを開いて、レコードを検索するといった、いつも行う一連の操作を自動化して呼び出すことができます。

モジュールとは、【手順をプログラム記述してデータを処理すること】です。

つまり、マクロより複雑な操作を行うためのものです。

モジュールを作成するときは、プログラム開発ツール「Visual Basic」を元に、Microsoft Office製品で使用するために作られたプログラミング言語「VBA(Visual Basic for Application)」という言語を使って、データベースの細かい処理を記述します。

そして、Accessデータベースファイル内全体で使用できる「プロシージャ」と呼ばれる処理の固まりを作成し、モジュールオブジェクトに格納します。

複雑なデータベースシステムを作る時には必須のオブジェクトですが、マクロ・モジュールあたりは、最初は無視しても問題ないと思います。